ERP- und Laborsoftware im Gleichtakt

Der mittelständische Käsespezialist Alpenhain setzt mit GUS-OS Labor auf ein Laborinformations- und Managementsystem (LIMS) der GUS ERP GmbH, das im zentralen ERP-System GUS-OS Suite integriert ist. So lassen sich alle Laboranalysedaten vom Rohwareneingang bis hin zu Rückstellmustern ohne Medienbruch elektronisch verarbeiten und auf Knopfdruck verfügbar machen.

Die Chance

Das Traditionsunternehmen aus dem bayerischen Alpenvorland nutzte bereits seit 2016 die GUS-OS Suite als zentrale Lösung für die Unternehmens- und Produktionsplanung, als es galt, auch die vorhandene und überalterte Labor-Software abzulösen. Diese verfügte über keine Schnittstellen zum ERP-System, was die doppelte Eingabe von Stammdaten erforderlich machte und Prozesse wie Rückverfolgung und Reportings verlangsamte. Angesichts der guten Erfahrungen mit der GUS-OS Suite entschlossen sich die Alpenhain-Verantwortlichen, auch GUS-OS Labor, das Laborinformations- und Managementsystem (LIMS) der GUS-OS Suite, zu implementieren. So begann Alpenhain 2019 damit, sein Altsystem in einem agilen Entwicklungsprojekt Schritt für Schritt abzulösen, bei dem IT und Fachabteilung von Anfang an Hand in Hand und auf Augenhöhe zusammenarbeiteten.

IT – neu gedacht

Durch das in der GUS-OS Suite integrierte LIMS verfügt Alpenhain über eine automatisierte Probenentnahme, Etikettenausgabe und Analysenerfassung. Damit vereinfacht sich die Prozesskontrolle in der Produktion über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg. Die integrierte Workflow-Steuerung und -Überwachung sorgt dafür, dass die Käseprodukte während der Herstellung entnommen und nach verschiedenen Parametern analysiert werden. Rückstellmuster von fertigen Endprodukten, die abhängig vom Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) bis zu eineinhalb Jahre im Lager aufbewahrt werden müssen, wurden früher handschriftlich ausgezeichnet. Heute können die Labore von Alpenhain sie mit dem LIMS verwalten und automatisch etikettieren sowie in der nach Ablauf des MHD fälligen Sensorik nochmals analysieren. Papier und Excel-Listen wurden vollständig abgelöst – alle Analysedaten lassen sich ohne Medienbruch elektronisch verarbeiten. Dadurch lässt sich auch der Ablauf einer Chargenrückverfolgung bei den gesetzlichen Audits beschleunigen. Was früher in einem umfangreichen Papier-Ordner zusammengestellt wurde, lässt sich heute schnell in elektronischer Form abrufen, von Mengenfluss über Produktionsdaten bis zu Analysedaten. So spart das System unternehmensweit Wege, Zeit und Kosten, da alle Daten auf Knopfdruck verfügbar sind.

Fit für die Zukunft

Alpenhain profitiert wie folgt von der integrierten ERP- und LIMS-Lösung GUS-OS Suite und GUS-OS Labor:

• Ablösung von Excel-Listen, Reduzierung von Schnittstellen, Vermeidung von mehrfacher Datenerfassung
• Mehr Flexibilität und Agilität in der Produktionsplanung, unter anderem durch rollierende monatliche Forecast-Planung im Vertrieb
• Preisschwankungen bei Roh- und Veredelungsstoffen lassen sich simulieren und kontinuierlich nachkalkulieren
• Abbildung von Analyseprozessen über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg
• Lückenlose Dokumentation vom Wareneingang der Milch über Halbfabrikate bis hin zu den fertigen Endprodukten einschließlich Umfeldanalysen
• Analysedaten werden ohne Medienbruch elektronisch verarbeitet und sind auf Knopfdruck verfügbar
• Workflow-Engine versorgt Labore mit To-do-Listen und automatisiert Probenentnahme und Etikettenausgabe, unter anderem für Rückstellmuster
• Mikrobiologische Werte lassen sich exponentiell in Datenfeldern abbilden
• Beschleunigte Nachverfolgung von Rohstoffen und Chargenrückverfolgung, die den Ablauf von Audits vereinfacht
• Abbildung aller Anforderungen an Compliance und Transparenz
• Gesamtlösung lässt sich skalieren, um auch zukünftige Anforderungen abzudecken